zurück zur Übersicht

Wie Ausschreibungen die Kita- und Schulverpflegung revolutionieren

Noch vor wenigen Jahren waren Ausschreibungen für die Mittagsverpflegung in Kitas und Schulen eher die Ausnahme. Heute sind sie gängige Praxis. Die Zahl der Verfahren hat sich in den letzten fünf Jahren nahezu verdoppelt. Was auf den ersten Blick wie ein rein bürokratischer Prozess wirkt, ist in Wahrheit ein entscheidender Schritt hin zu mehr Qualität, Transparenz und Nachhaltigkeit.

Schule-buffet-kind

Der Weg zum idealen Mittagessen: Warum Ausschreibungen wichtig sind

Für öffentliche Träger wie Kommunen und Städte ist die Durchführung einer Ausschreibung keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Das Vergaberecht soll die transparente Vergabe von öffentlichen Mitteln sicherstellen und Vetternwirtschaft verhindern. Es schafft einen fairen Wettbewerb zwischen Anbietern und garantiert eine Gleichbehandlung aller Beteiligten. Oberhalb eines Schwellenwerts von 221.000 € müssen die Ausschreibungen europaweit veröffentlicht werden.

Doch die Vorteile reichen weit über die rechtlichen Aspekte hinaus. Ausschreibungen bieten eine einzigartige Chance, die Qualität der Verpflegung aktiv zu gestalten und zu verbessern. Denn durch die vielfach individuellen Rahmenbedingungen und Ansprüche der Kommunen, Gemeinden, Trägern und Einrichtungen stellen sie eine Schlüsselrolle in der Qualitätsentwicklung dar.1

  • Vorteile für Träger: Sie ermöglichen eine rechtssichere Vergabe und den sparsamen Einsatz öffentlicher Gelder. Darüber hinaus können Träger ihre politischen Ziele und Ratsbeschlüsse umsetzen, indem sie Kriterien wie Nachhaltigkeit, Saisonalität oder bestimmte Qualitätssiegel festlegen.

  • apetito_Herz

    Vorteile für Einrichtungen: Kitas und Schulen erhalten die Möglichkeit, ihre spezifischen Anforderungen detailliert zu definieren. Ob es um die räumlichen und technischen Gegebenheiten in der Küche, das zur Verfügung stehende Personal oder die gewünschten Abläufe geht – all diese Aspekte fließen in die Ausschreibung ein, um am Ende einen Anbieter zu finden, der perfekt zur Einrichtung passt.

  • apetito_Herz

    Vorteile für Kinder und Eltern: Hier steht das Wichtigste im Fokus: die bestmögliche Versorgung der Kinder. Ausschreibungen garantieren, dass Aspekte rund um die Qualität des Mittagessens (z. B. kurze oder keine Warmhaltezeiten, Bio-Anteil, ausgewogene Menüpläne), Nachhaltigkeit und die Berücksichtigung von Sonderkostformen (Allergien, Essgewohnheiten) nicht dem Zufall überlassen werden.

So gelingt eine erfolgreiche Ausschreibung

Prozess Ausschreibungen
Der Erfolg einer Ausschreibung entscheidet sich bereits lange vor der Veröffentlichung. Die Vorbereitungsphase ist der Schlüssel. Hier werden die Anforderungen aller Beteiligten (Träger, Einrichtungen, Eltern) erarbeitet und in einer sogenannten Markterkundung mit potenziellen Anbietern besprochen. Dieser Dialog ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Wünsche realistisch und die Preise angemessen sind. Im Rahmen der Markterkunden setzen sich die ausschreibenden Stellen zudem mit den verschiedenen Verpflegungssystemen auseinander, um schlussendlich die richtige Wahl zu treffen. Während die Warmanlieferung (Cook & Hold) in vielen Ausschreibungen noch dominant ist, bieten entkoppelte Systeme wie Cook & Freeze („Kochen und tiefkühlen“) oder Cook & Chill („Kochen und kühlen“) weitere Vorteile hinsichtlich der Auswahl und Flexibilität als auch der Vermeidung langer Warmhaltezeiten. Denn „lange Warmhaltezeiten führen zu Vitaminverlusten uns sensorischen Veränderungen, die zur Ablehnung des Essens durch die Tischgäste führen können."²
 Eine Übersicht der verschiedenen Verpflegungssysteme im Vergleich erhalten Sie hier:
Zu den Verpflegungssystemen
Jan-Phillip Cordes

Jan Philipp Cordes Teamleiter Ausschreibungsmanagement

Anführungszeichen

Wo früher viele Träger und Einrichtungen nur das Cook & Hold Verfahren in Betracht gezogen haben, werden Ausschreibungen derzeit immer häufiger offen gestaltet. Das heißt auch Verpflegungsanbieter, die Systeme wie zum Beispiel Cook & Freeze oder Cook & Chill anbieten, können an den Ausschreibungen teilnehmen. Für die ausschreibenden Stellen hat das den Vorteil, dass viele Anbieter an der Ausschreibung teilnehmen können.

Neben formalen Aspekten ist die klare Definition der Inhalte entscheidend. Bei den inhaltlichen Bestandteilen wird zwischen Eignungskriterien bzw. Ausschlusskriterien (Muss-Kriterien) und Wertungskriterien (Kann-Kriterien) unterschieden: 

  • apetito_Herz
    Eignungskriterien: Ein Anbieter, der diese nicht erfüllt, wird von der Ausschreibung ausgeschlossen. Dazu gehören beispielsweise notwendige Zertifizierungen.
  • apetito_Herz
    Wertungskriterien: Hierbei handelt es sich um Kann-Kriterien. Ihre Erfüllung bringt dem Anbieter zusätzliche Punkte. Beispiele hierfür sind möglichst geringe Warmhaltezeiten, eine Bio-Quote oder spezielle Serviceangebote.
Nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung können sich interessierte Verpflegungsanbieter in der Angebotsphase mit einem auf die Anforderungen zugeschnittenem Angebot bewerben und im Rahmen der Zuschlagsphase auf einen Auftrag hoffen. 

Qualität schlägt Preis

Eine der größten Herausforderungen ist die einseitige Fokussierung auf den Preis. Wenn der Preis das einzige Wertungskriterium ist, erhält oft der günstigste, nicht der am besten geeignete Anbieter den Zuschlag. Das führt nicht selten zu Unzufriedenheit und Problemen während der Vertragslaufzeit.

Erfolgreiche Ausschreibungen legen daher einen deutlich stärkeren Fokus auf Qualität, Nachhaltigkeit und Service.

  • apetito_Herz
    Qualität: Als Kriterium für die ernährungsphysiologische Qualität der Mahlzeiten werden häufig die Qualitätsstandards der Deutsche Gesellschaft für Ernährung (DGE) herangezogen. 
  • apetito_Herz

    Nachhaltigkeit: Die Verankerung von Nachhaltigkeitsaspekten ist heute unerlässlich. Von der Reduzierung von Lebensmittelabfällen über den Einsatz von Bio-Produkten bis hin zur Betrachtung des Product Carbon Footprint (PCF) können hier konkrete Vorgaben gemacht werden.

  • apetito_Herz

    Service: Ein moderner Verpflegungsanbieter ist mehr als nur ein Essenslieferant. Er bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen: persönliche Beratung, Hygieneschulungen für Küchenpersonal oder die Unterstützung bei der Abrechnung der Essensbeiträge.

Gemeinsam zum Ziel

Ausschreibungen sind komplexe Prozesse, aber sie bieten eine große Chance. Sie sind das Werkzeug, um die Mittagsverpflegung in Kitas und Schulen nicht nur rechtlich sauber, sondern vor allem auch qualitativ hochwertig, nachhaltig und bedarfsgerecht zu gestalten. Indem alle Beteiligten – von Trägern über Einrichtungen bis hin zu Eltern und Anbietern – von Anfang an in den Prozess eingebunden werden, kann das perfekte Verpflegungsangebot gefunden werden, das Kinder glücklich macht und Eltern überzeugt.
 

Treten Sie gerne für einen Informationsaustausch mit uns in Kontakt!

Wir nehmen Datenschutz sehr ernst! Alle Ihre Angaben und Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, sondern dienen zur besseren Beratung.

Artikel vom 24.10.2025