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Wie Ausschreibungen die Kita- und Schulverpflegung mitgestalten können

Noch vor wenigen Jahren waren Ausschreibungen für die Mittagsverpflegung in Kitas und Schulen eher die Ausnahme. Heute sind sie gängige Praxis. Was auf den ersten Blick wie ein rein bürokratischer Prozess wirkt, ist zugleich ein Instrument zur Berücksichtigung von Qualität, Transparenz und konkreten Anforderungen an die Verpflegung.

Der Weg zum passenden Mittagessen: Warum Ausschreibungen wichtig sind

Für öffentliche Träger wie Kommunen und Städte ist die Durchführung einer Ausschreibung abhängig vom konkreten Auftrag und seinem geschätzten Auftragswert vergaberechtlich vorgeschrieben. Das Vergaberecht soll die transparente Vergabe von öffentlichen Mitteln sicherstellen und unsachliche Bevorzugungen vermeiden. Es schafft Rahmenbedingungen für einen transparenten Wettbewerb zwischen Anbietern und dient eine Gleichbehandlung aller Beteiligten. Ob ein Auftrag europaweit bekannt gemacht werden muss, richtet sich insbesondere nach dem jeweils geltenden Schwellenwert, dem Auftraggeber, dem Auftragsgegenstand und dem geschätzten Auftragswert.

Doch die Vorteile reichen weit über die rechtlichen Aspekte hinaus. Ausschreibungen bieten die Chance, die Qualität der Verpflegung aktiv zu gestalten und zu verbessern. Denn durch die vielfach individuellen Rahmenbedingungen und Ansprüche der Kommunen, Gemeinden, Träger und Einrichtungen können sie zur Qualitätsentwicklung beitragen.¹

Vorteile für Träger: Sie ermöglichen bei ordnungsgemäßer Durchführung ein transparentes Vergabeverfahren und den sparsamen Einsatz öffentlicher Gelder. Darüber hinaus können Träger ihre politischen Ziele und Ratsbeschlüsse in vergaberechtlich zulässiger Weise berücksichtigen, indem sie auftragsbezogene Kriterien wie Vorgaben zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen, den Einsatz saisonaler oder biologisch erzeugter Lebensmittel oder bestimmte zulässige Qualitätssiegel festlegen.
Vorteile für Einrichtungen: Kitas und Schulen erhalten die Möglichkeit, ihre spezifischen Anforderungen detailliert zu definieren. Ob es um die räumlichen und technischen Gegebenheiten in der Küche, das zur Verfügung stehende Personal oder die gewünschten Abläufe geht – all diese Aspekte fließen in die Ausschreibung ein, um am Ende einen Anbieter zu finden, der möglichst gut zur Einrichtung passt.
Vorteile für Kinder und Eltern: Hier steht das Wichtigste im Fokus: eine bedarfsgerechte Versorgung der Kinder. Ausschreibungen ermöglichen es, festzulegen, dass Aspekte rund um die Qualität des Mittagessens (z. B. kurze oder keine Warmhaltezeiten, Bio-Anteil, ausgewogene Menüpläne), konkrete ökologische Kriterien und die Berücksichtigung von Sonderkostformen (Allergien, Essgewohnheiten) nicht dem Zufall überlassen werden.

So gelingt eine gut vorbereitete Ausschreibung

Die Qualität einer Ausschreibung entscheidet sich bereits lange vor der Veröffentlichung. Die Vorbereitungsphase ist dabei besonders wichtig. Hier werden die Anforderungen aller Beteiligten (Träger, Einrichtungen, Eltern) erarbeitet und in einer sogenannten Markterkundung mit potenziellen Anbietern besprochen. Dieser Dialog ist hilfreich, um zu prüfen, dass die Wünsche realistisch und die Preise angemessen sind. Im Rahmen der Markterkundung setzen sich die ausschreibenden Stellen zudem mit den verschiedenen Verpflegungssystemen auseinander, um schlussendlich eine bedarfsgerechte Wahl zu treffen. Während die Warmanlieferung (Cook & Hold) in vielen Ausschreibungen noch dominant ist, bieten entkoppelte Systeme wie Cook & Freeze („Kochen und tiefkühlen“) oder Cook & Chill („Kochen und kühlen“) weitere Vorteile hinsichtlich der Auswahl und Flexibilität sowie der Vermeidung langer Warmhaltezeiten. Denn „lange Warmhaltezeiten führen zu Vitaminverlusten und sensorischen Veränderungen, die zur Ablehnung des Essens durch die Tischgäste führen können."²

Eine Übersicht der verschiedenen Verpflegungssysteme im Vergleich erhalten Sie hier:

Zu den Verpflegungssystemen

Jan Philipp Cordes Teamleiter Ausschreibungsmanagement

Wo früher viele Träger und Einrichtungen nur das Cook & Hold Verfahren in Betracht gezogen haben, werden Ausschreibungen derzeit immer häufiger offen gestaltet. Das heißt auch Verpflegungsanbieter, die Systeme wie zum Beispiel Cook & Freeze oder Cook & Chill anbieten, können an den Ausschreibungen teilnehmen. Für die ausschreibenden Stellen hat das den Vorteil, dass viele Anbieter an der Ausschreibung teilnehmen können.

Neben formalen Aspekten ist die klare Definition der Inhalte entscheidend. Bei den inhaltlichen Bestandteilen wird zwischen Eignungskriterien bzw. Ausschlusskriterien (Muss-Kriterien) und Wertungskriterien (Kann-Kriterien) unterschieden:

Eignungskriterien: Ein Anbieter, der diese nicht erfüllt, wird von dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Dazu gehören beispielsweise notwendige auftragsbezogene Nachweise.
Wertungskriterien: Hierbei handelt es sich um Kann-Kriterien. Ihre Erfüllung bringt dem Anbieter zusätzliche Punkte. Beispiele hierfür sind möglichst geringe Warmhaltezeiten, eine Bio-Quote oder spezielle Serviceangebote.

Nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung können sich interessierte Verpflegungsanbieter in der Angebotsphase mit einem auf die Anforderungen zugeschnittenem Angebot bewerben und im Rahmen der Zuschlagsphase am weiteren Vergabeverfahren teilnehmen.

Qualität neben dem Preis

Eine der größten Herausforderungen ist die einseitige Fokussierung auf den Preis. Wenn der Preis das einzige Wertungskriterium ist, erhält oft der günstigste, nicht zwingend der am besten geeignete Anbieter den Zuschlag. Das kann zu Unzufriedenheit und Problemen während der Vertragslaufzeit führen.

Entsprechend ausgestaltete Ausschreibungen legen daher einen deutlich stärkeren Fokus auf Qualität, konkrete ökologische und soziale Kriterien und Service.

Qualität: Als Kriterium für die ernährungsphysiologische Qualität der Mahlzeiten werden häufig die Qualitätsstandards der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (DGE) herangezogen.
Ökologische Kriterien: Ausschreibungen können konkrete ökologische Anforderungen enthalten. Von der Reduzierung von Lebensmittelabfällen über den Einsatz von Bio-Produkten bis hin zur Betrachtung von Angaben zu den Treibhausgas-Emissionen innerhalb des festgelegten Betrachtungsrahmens eines Product Carbon Footprint (PCF) können hier konkrete Vorgaben gemacht werden.
Service: Ein moderner Verpflegungsanbieter ist mehr als nur ein Essenslieferant. Er kann ein breites Spektrum an Dienstleistungen bieten: persönliche Beratung, Hygieneschulungen für Küchenpersonal oder die Unterstützung bei der Abrechnung der Essensbeiträge.

Gemeinsam zum Ziel

Ausschreibungen sind komplexe Prozesse, aber sie bieten eine große Chance. Sie sind ein Werkzeug, um die Mittagsverpflegung in Kitas und Schulen unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen Anforderungen sowie konkreter Qualitäts-, Umwelt- und Bedarfskriterien zu gestalten. Indem alle Beteiligten – von Trägern über Einrichtungen bis hin zu Eltern und Anbietern – von Anfang an in den Prozess eingebunden werden, kann ein passendes Verpflegungsangebot gefunden werden, das die festgelegten Anforderungen der Einrichtung erfüllt.

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Artikel vom 24.10.2025

Wie Ausschreibungen die Kita- und Schulverpflegung mitgestalten können

Der Weg zum passenden Mittagessen: Warum Ausschreibungen wichtig sind

So gelingt eine gut vorbereitete Ausschreibung

Qualität neben dem Preis

Gemeinsam zum Ziel

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